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  • [高职院校图书馆采编业务外包的开展] 高职院校图书馆要求

    分类:工作计划开头 时间:2020-03-29 本文已影响

    相关热词搜索:采编 外包 图书馆 业务 高职院校

    (抚顺职业技术学院图书馆,辽宁 抚顺 113006)
    摘 要:文章分析了高职院校图书馆采编业务外包的优 势,阐述了采编外包工作的开展情况及实施方法。
    关键词:高职院校;
    图书馆;
    采编;
    业务外包
    中图分类号:G253  文献标识码:A  文章编 号:1007—6921(2008)24—0166—02

    随着信息经济的迅猛发展,“业务外包”,企业分工协作已经在企业、行业之间不断发展, 将公司部分业务或机能委托给外部公司业务外包成为一种重要的商业组织方式和竞争手段。

    近几年来,图书馆业务外包在我国图书馆界悄然兴起,日趋强大。传统图书馆组织模式逐渐 衰退,项目明朗、内容规范的图书馆外包业务在图书馆界占据越来越重要的作用,已成为图 书馆事业发展的有效模式。高职院校图书馆由于受条件制约,业务外包起步较晚,近二、三 年才开始逐步尝试、开展。
    1 高职院校图书馆采编业务外包的必然性
    1.1 图书馆事业发展要求高职院校图书馆采编业务外包

    随着高等教育的快速发展,图书馆正从传统模式向现代化图书馆模式转变。网络环境下,计 算机自动化图书馆管理系统取代了传统手工编目工作。在图书馆系统软件平台上,图书馆的 各种服务和管理手段均得到了进一步的提升,编目工作也向标准化,数字化迈进了一步。信 息技术的进步,图书馆事业的发展,文献处理加工标准化及联机编目、在版编目的实施,使 图书馆业务外包呼之欲出,势在必行。
    1.2 采编业务工作量繁重要求高职院校图书馆采编业务外包

    近年来,随着各院校办学规模逐步扩大,招生人数不断增长,同时,为了迎合各级教育部门对院 校扩招、升格申请进行评估检查,解决图书馆现有藏书数量与学生人均图书占有量比例不足 的问题,院校日益重视图书馆建设,投入了大量购书经费,突击采购图书资料,给图书馆的编 目工作造成了巨大压力,而编目人员短缺,现有人员无法承担繁重采编业务,采编业务外包成 为减轻繁重工作量的有效方法。繁重的工作量要求高职院校图书馆采编业务外包。
    1.3 外包图书公司的出现为高职院校图书馆采编业务外包提供了条件

    现代技术在图书管理中的广泛应用,文献处理加工标准化及联机编目、在版编目的实施,为 图书公司创造了能够提供满足图书馆图书文献建设和各层次业务服务需要条件。在竞争激烈 的图书流通市场,出版业出现空前的繁荣,为在图书流通市场上占得一席之地,一些图书公 司专注于图书馆配套业务,纷纷为各校图书馆提供大量售后服务,尽量满足客户需求,如: 盖馆藏章、贴磁条,提供编目数据、采购数据等。由于这些专业化很强,分工更细的业务经 营,使这些公司具有一定规模和从业经验,以较低的单位成本为图书馆提供更好、更完善的 配套服务。图书流通市场的飞速发展和专业化程度的不断强化为高职院校图书馆采编业务外 包提供了条件。
    2 高职院校图书馆采编业务外包的优势
    2.1 通过业务外包减低成本,合理利用经费的优势

    高职院校图书馆把盖馆藏章、贴磁条 ,提供编目数据、采购数据等一系列业务外包给图书公 司,由于经济规模,外包图书公司可以以较低成本提供同等质量服务,高职院校图书馆在的 资产投资、人员成本上降低了成本,节约了经费。同时,在成本核算管理上,支付合同规定 的固定现金要比设置内部核算更加容易掌握成本核算管理,减低成本合理利用经费。
    2.2 通过业务外包提高数据的规范化,提升服务质量

    由于高职院校图书馆把一系列购置图书及配送书目数据工作业务外包给图书公司,图书公司 依照与图书馆签订的外包合同的各项要求,按照《中国图书编目规则 》、《中文图书机读 目录格式使用手册 》等著录规则,对合同要求范围内的书目数据进行加工,使之达到规范 化、标准化。目前图书流通市场业务外包的管理日趋成熟,对图书行业的服务惯例与标准也 掌握得更为专业。然而,我们高职院校图书馆的一些管理人员在图书著录的规范化、标准化 方面还存在着方方面面的不足,专业著录人员相当缺乏,同时专业技术的培养也需要一个长 期的过程。高职院校图书馆通过采编业务外包提高了数据的规范化,提升了服务质量。
    2.3 通过业务外包引入资源管理,图书馆业务的灵活多样化

    提供专业化服务的外包图书公司甚至可以帮助高职院校图书馆做到图书馆本身不能够或不容 易做到的工作,通过业务外包引入资源管理,把不可能变为可能,把难变易。外包业务的优 势同时体现在业务量的可扩缩性,服务时间的扩延等。高职院校图书馆可以面对图书流通市 场变化而不断地进行业务调整。通过业务外包引入资源管理,使图书馆管理业务灵活多样化 。
    3 高职院校图书馆业务外包的开展
    3.1 高职院校图书馆开展业务外包的准备工作
    3.1.1 认真筛选图书公司。目前,图书业务外包在全国图书馆界已快速兴起,随着市场竞 争的不断激烈和信息技术的快速发展,图书公司为了取得竞争上的优势,向各个图书馆提供 所能提供的各项服务。图书业务外包经营管理方式,无疑给高职院校图书馆带来了机遇。这 种图书外包的方式也是目前图书馆界编目工作使用最为广泛,最具成效的一种外包业务。高 职院校图书馆应采取积极行动,对购置图及配送书目数据工作进行招标。通过招标,对投标 图书公司进行认真筛选,最终确定符合本馆要求的图书公司,进行合作。
    3.1.2 认真确定图书编目工作业务外包项目要求。认真确定图书编目工作业务外包项目的 范围及所包括的服务内容,不应仅仅是范围及内容的简单罗列,而是准确地将图书编目工作 业务外包服务流程中双方的交汇点与分离处详细表明。经过的详细讨论与完善,双方签订外 包合同,合同的内容包含工作目标、预期效益、合作范畴、运作方式、责任划分等问题,作 为双方共同遵守及管理的依据。
    3.2 高职院校图书馆开展业务外包工作流程
    3.2.1 选择确定符合本馆要求的图书公司并签订合同后,依据本馆具体条件对外包条件向 图书公司提出具体要求例如:按照《中国图书编目规则 》、《中文图书机读目录格式使用 手册 》的著录规则提供每种图书的数据,做到书目数据均达到规范化、标准化的要求。给每 册图书盖本馆馆藏章、贴磁条与书标加保护膜等,并提供图书条码财产号。新书送到馆后, 图书公司把图书书目数据传过来,图书馆技术人员把图书公司提供的图书书目数据导入图书 馆管理系统进行验收处理并查重、套录。
    3.2.2 图书到馆后做好验收工作。图书到馆后,编目人员对新书拆包整理,后按本馆习惯 对到馆图书进行图书验收核查工作。例如验收数量、核查书单明细,设置验收批号、条码区 号等,然后对图书的有关数据进行复制或覆盖,添加馆藏项字段,再给图书加盖财产号、贴 对应的条码号。验收检查各字段完后点存盘 ,审校人员用条码号审校并批交送数据入库。
    3.2.3 应该认真仔细做好字段审核工作。图书编目工作外包后,数据质量掌握在图书公司 手中,为了确保图书编目收据的标准化、规范化,字段审核非常重要。每个编目人员都不可 以忽视这个工作流程。如遇有题名辨不清的,则按书名页原文著录。也可参照在版图书编目 (CIP)数据,按照有关规则依次重新著录。
    3.3 高职院校图书馆开展业务外包注意事项
    3.3.1 注意图书公司的选择。由于外包图书公司的服务质量将直接影响采编的质量和馆藏 建设,高职院校图书馆在开展业务外包时应注意慎重选择外包图书公司。图书业务外包市场 还处于发展阶段,图书公司的实力、服务质量、业务水平参差不齐,因此在选择上要格外慎 重。对于外包图书公司的选择,应选择具有实力的、有信誉专业机构或公司。目前对外包图 书公司的选择一般有两种途径:①可通过招标选择,常用的方式是图书配送及编目加工业务 捆绑招标,图书馆经过筛选确定外包图书公司,从而获取从采购到编目、加工的一条龙服务 。你也可以根据需求从外包图书公司那获得免费或成本价方式提供图书加工及分编服务,图 书馆可在图书采购招标时提出要求,一次性签订图书采购及分编加工服务合同,获取最大优惠 。②自己根据外包计划书的评价指标进行市场调查,在备选的几个外包图书公司中寻找有 希望合作的外包图书公司,达成协议进行合作。由于图书馆业务外包的研究与实践处于摸索 阶段,一切都需要磨合。无论你将要选择哪一种途径,都要从图书馆外包业务的项目,外包 图书公司的经济规模、资金实力、专业技术、管理水平以及过去的业绩信誉、社会影响力和 图书馆的经济承受能力来考虑合作伙伴。
    3.3.2 注意与图书公司建立一个长期、双赢的合作关系。与外包图书公司建立一个长期、 双赢的合作关系将会成为营造良好图书馆外部环境中越来越重要的课题。图书馆的价值链管 理流程中必须包括与外包图书公司的关系管理。图书馆对读者的服务能力是依靠图书馆本身 的工作表现的好坏决定的。而图书馆业务外包意味着双方利益是捆绑在一起的,而非独立的 ,良好的合作伙伴关系将使双方受益,任何一方的不良表现都将使双方受损。相互信任和忠 诚以及履行承诺是建立良好的外包合作关系的关键因素。
    3.3.3 注意明确外包图书公司工作职责。工作职责即外包图书公司服务要求明细,它对提 供服务的环节、方式、时间、费用等细节做出明确的规定。工作职责的制订是与外包图书公 司外包签署合同最重要的一个环节。工作职责是图书馆告诉外包图书公司需要什么服务并愿 意付出什么价格,它是合同的一部分。要求外包图书公司在图书馆要求的时间内去完成,完 成什么项目,结果如何。工作职责不明确已经成为任何其他导致图书馆与外包图书公司外包 失败重要原因。图书馆在与外包图书公司合作时,一定签订必要的法律文件,讨论全部服务 项目细节、拟定工作职责,明确外包图书公司工作职责并按照各项标准严格审查外包图书公 司所提供的服务质量。
    3.3.4 注意图书采编业务外包流程中数据质量的掌握。在采编业务外包给图书公司的同时 ,编目数据质量掌握的标准也由图书馆转移至外包图书公司。为了图书编目数据的规范化、 标准化,图书馆在业务外包的时候应首先要求外包图书公司的技术加工人员应具有一定的图 书专业分类水准,能够熟悉掌握并运用《中国图书馆分类法》(第四版)、《中国机读目录使 用手册》对书目进行分类、著录。其次要求专业技术加工人员应熟悉本馆的分类习惯,强调 分类的连续性, 归类的合理性,编目数据应符合本馆馆藏体系。最后,图书馆要对外包图 书公司提供的编目数据做好监督和审核工作,掌握图书采编业务外包流程中的数据质量。

    综上,采编业务外包市场已日渐成熟, 采编业务外包已成为高职院校图书馆事业发展不可 阻挡的趋势。虽然,采编业务外包的开展将面临各种各样的问题,但我们有信心把业务外包 进行到底,相信我们的明天更加美好!
    [参考文献]
    [1] 王正兴.图书加工业务外包的质量控制[J].图书馆建设,2007,(1).
    [2] 马叶香.高校图书馆分编业务外包的运作与管理[J].科技情报开发与经济,2 007,(21).
    [3] 连萍萍.图书馆业务外包的利弊分析和对策[J].现代情报,2007,(6).
    [4] 臧凤梅.高校图书馆采编业务外包探析[J].内蒙古科技与经济,2006,(12 ).

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