前言................................................1 第一部分成长历程.....................................2 一、第一阶段:熟悉及适应海林时期(2010年3月至2011年3月):2 二、第二阶段:融入海林阶段(2011年3月至2016年12月)3 三、第三阶段:转型及不断提升阶段(2017年1月至今)....6 第二部分:我的总结.....................................8 第三部分:不足与改进措施..............................10 一、部门管理工作中存在的问题.......................10 二、个人存在问题及改进措施.........................11 第四部分:下一步工作开展思路、具体目标与落实措施.........11 一、部门管理开展思路:............................12 (一)职能划分,将部门分为三个职能:.............12 (二)、职能说明及管理目标:......................12 二、部门管理工作计划...............................14 第五部分:结束语......................................15 前言 尊敬的李总各位领导,大家好! 转眼间来到海林已经十年有余,十年前是意气风发、梦想放飞而立之年的我,是亲切、温暖、自豪的海林人; 2010年三月,我通过招聘很幸运的加入了海林大家庭,入职后先后从事过驾驶、车辆管理、资产管理、档案管理、文印、印章等工作同时在人力资源岗参与部分工作,行政后勤工作经历使我具备了一定的组织协调能力、综合管理能力、文字表达能力和调查研究能力。在海林近10年的工作期间,通过李总和公司领导的关心、培养以及自我不断学习和勤奋工作,从一名驾驶员到如今的部门副经理,我始终严格要求自己,遵守公司纪律、立足岗位、尽职尽责,圆满完成各项目标任务,为了更好的服务于海林大家庭,服务于我热爱的工作岗位,现将我十年来的工作历程及今后努力方向做如下汇报。汇报共分为五个部分 第一部分:成长历程 第二部分:我的总结 第三部分:不足与改进措施 第四部分:下一步工作开展思路、具体目标与落实措施 第五部分:结束语 第一部分成长历程一、第一阶段:熟悉及适应海林时期(2010年3月至2011年3月): 2010年3月8日,我以一名驾驶员应聘入职海林,入职后,我首先感受到了李总以人为本的管理理念,她视我们为自己的家人,她用时间换取我们进步的空间,她将海林构建成温馨和睦的大家庭,使我能在初入海林就体会到家的温暖,这一年我是亲切、温暖、自豪的海林人; (一)具体工作开展: 1、熟悉并掌握了车辆及驾驶员管理制度及要求; 2、规范了驾驶员的日常管理工作; 3、对车辆的日常管理、维修维护、车辆保险、车辆年审等工作进行规范,严格要求自己和驾驶员按要求执行; 4、从新完善了用车申请单、车辆使用登记本、行车记录本、维修保养记录台账、油卡使用台账等; 5、严格按公司要求协调各技术部门车辆使用,做到高效节约成本。 (二)自我总结的管理要点: 1、对用车申请进行合理有效的调配,做到高效节约; 2、对驾驶员的出车登记、行车日志、行车路线、通讯录定期检查,严格要求; 3、对驾驶员日常费用、车辆油料、维修等支出项的成本严格实施管控。二、第二阶段:融入海林阶段(2011年3月至2016年12月) 融入海林是一件不容易的事,从刚开始公司要求我全面接收固定资产时的退缩与抵触,到后来的欣然接受和不断提升,在灵魂深处是一场很大的斗争和洗礼,在这当中,我真真切切体会到海林的企业文化,什么是以人为本、什么是不放弃不抛弃,什么是用时间换空间,这五年是我成长,我进步,日渐提升的我; (一)具体工作开展: 1、固定资产管理主要工作分为三大块,其一固定资产管理; 2、接手固定资产管理后会同财务对固定资产、润明仓库进行了全面清理和盘点工作,掌握了公司所有资产情况; 3、会同财务对管理制度进行了完善,并建立了固定资产台账及润明仓库资产台账,形成了一整套工作汇报材料并确定了盘点要求,确保了以后资产管理的账实相符; 4、规范公司礼品采购以及使用规范,采用软件管理,做到有效管控,目前已做到账实相符。 (二)总结管理要点: 1、坚持按管理办法进行盘点和总结,对管理不到位的及时采取措施杜绝再次发生; 2、对礼品的管理管需和财务、驾驶员联动跟踪管理,严控酒水的使用管理; (一)很好的完成了以下工作: 1、对公司电话网络、办公设备的维护; 2、物业、水电、桶装水、快递、电信费用缴纳; 3、办公用房、员工宿舍用房的租赁与管理; 4、公司会务、接待工作的安排; 5、网络维护及设备维修; 6、清洁卫生、环境美化的管理 (二)总结管理要点: 1、节约成本按时交纳各项费用; 2、房屋租赁提前与公司领导确认; (一)具体工作开展 1、完善了公司档案管理办法,建立了交大花园档案存放室; 2、负责公司所有项目档案的管理、书籍管理; 3、负责档案催收、建档、扫描、装册、保管,配合投标业绩查询、员工提成归档查询; 4、负责对岗位合同进行全面盘点,对所有合同进行扫描归档,查缺补漏,建立了合同管理台账; 4、工具书借阅、技术部软件借用等管理工作; (二)管理要点: 1、技术档案及时催收、档案业绩查询页需扫描; 2、档案调阅5分钟内完成; 3、所有报告归档前必须进行扫描存档; (一)具体工作开展 1、完善了公司文印岗位职责就流程; 2、优化公司文印成本,租赁打印机; 3、使用“好奇管家”软件实施对办公用品进行管理; 4、每月制定合理办公用品申购计划; 5、项目报告文号领用、打复印、装订。 (二)管理要点: 1、注重岗位节约意识,杜绝打复印纸张浪费; 2、严格按项目管理卡要求执行打印任务; 3、出具报告前必须要有报告电子档,并将档案按时上传nas设备。 4、注重办公用品的管理。 (一)具体工作开展 1、建立完善了用章审批表和项目管理卡,对用章进行规范; 2、负责按要求对公司所有公章、印鉴章、法人章等进行保管和用印; 3、制作周报、月报提交财务进行审核. (二)管理要点: 1、需严格按用章审批表进行盖章, 2、坚持原则。三、第三阶段:转型及不断提升阶段(2017年1月至今) 从员工向管理者转型,是一件光荣而又充满挑战和艰辛的事情,执行者到管理者需要在思维上有以下四个方面的转变,一是时间规划上的转变,以前自己是一名执行者,每天只需完成好当天工作,梳理好明天完成工作,而作为一名管理者,除了要考虑自己的时间安排,还要考虑你整个团队其他人员的安排; 第二部分:我的总结 十年来,我经历了在海林成长的三个阶段,每一段经历都充满了李总及海林家人对我的关爱,对我成长的付出,今天的我是踏实奋进的工作骨干,是憧憬满怀的海林人,我感恩在海林的每一天,感恩海林给我成长发展的机会! 为了夯实管理,更好的开展部门工作,现将我在部门管理工作中推动的一些重点突出工作做以下汇报: 1、有效落实部门各项工作,加强岗位管理,梳理现有岗位工作分工和职责,协助部门经理完善部门顶层设计。 2、做好部门行政工作,行政文件的起草,会议统筹管理,加大部门督查工作跟进。 3、认真搞好后勤服务,努力做到保障有力。加强车辆及驾驶员管理,有效节约成本开支。并做好了物业与后勤服务工作。 4、加强内部协调管理工作,按照公司整体工作部署和要求,围绕综合部工作重点,制定了部门和每个岗位的年度、季度和月度工作计划,在日常工作中,主动与员工沟通思想,协调指导工作,发挥综合部团队成员的工作积极性。 5、加强自身工作作风建设,在工作、生活中,严格要求自己,做到风清气正,扎实工作。坚持堂堂正正做人,公道正派做事,廉洁自律,尽心尽力工作,以身作则,言行一致。 6、改善员工办公环境,对公司现有办公环境进行整治,对各办公室墙面进行粉刷、更换地板,并对会议室进行全面升级改造,使公司整体办公环境得到有效提升 7、加强后勤管理工作,对公司网络线路进行改造,网络带宽进行提升,对公司网络费用进行优化,对员工办公桌椅进行更换,文件柜的配备等很好的提升了后勤保障工作; 8、在公司后勤维护保障上,部门先后开展了对打复印机、传真机、计算机等办公设备的保养与维护。对公司办公用品及耗材的管控及复印机租赁供应商优化工作 8、有力的保障了公司各大型会议的召开,历年公司年会的策划、筹办及保障工作、北方亚事年会成都青城山会议保障工作、公司内部各大会议的组织和保障等,在办会能力和保障上的到很好的展示; 9、公司文化建设方面,推动举办摄影大赛、建立公司微信公众号、生日祝福等多元化文化建设。 第三部分:不足与改进措施 回顾自己以往的工作,虽然尽心尽责地做了一些工作,但工作中还是存在一些问题,结合个人问题清单,个人及部门管理共计58条不足,归纳问题清单,个人存在不足之处主要表现在:一、部门管理工作中存在的问题 1、部门主动服务意识不强,管理者不能有预见性的组织开展服务工作; 2、各岗位不同程度存在不严格按岗位流程,不严格按岗位工作要求的现象,如文印岗对纸张、办公用品、打复印、报告出具、报告胶装等管控不到位; 3、后勤管理方面:后勤费用支出管控需加强,需完善部门费用支出计划,加强浪费管控,严把采购关,优化日常支出; 4、人力资源方面:对公司人员外出、请假、调休的管控力度不够,特别是人员出差的管控需加强; 5、公司企业文化建设方面需加强,同时也需群策群力; 6、部门管理班子管理意识需加强,服务意识需提高,部门管理者需完善部门岗位职责及要求、考核机制还需进一步健全。二、个人存在问题及改进措施 1、管理经验和管理能力缺乏:管理经验和能力需要通过不断学习,通过做好每一件事的不断积累,我正在通过多种方式进行学习和积累相信一定会有提高。 2、大局观和担当意识缺乏:正在努力提高责任意识,加强责任感,始终以公司利益为重,增强自己的大局观。 3、带团队能力、执行能力和决策能力缺乏:至担任管理者以来自己始终游离在管理者与具体事务执行者之间,导致管理思维跟不上,决策能力缺乏,而具体事务执行也不到位,目前自己正通过加强总结汇报、统筹规划等努力提升中。 4、对员工的思想状况了解不及时,对员工的关心不够,人员流失严重:正在加强自身不足,加强与员工之间的沟通,减少人员流失。 5、档案管理不到位:档案管理这在提升,部门已经组织对历年来的档案进行盘点,并梳理岗位存在问题,完善档案管理办法。 6、专业知识缺乏:缺乏对公司业务方面的专业知识及管理方面专业知识,目前正在通过不断学习不断积累中提高自己的专业度。 第四部分:下一步工作开展思路、具体目标与落实措施 行政部工作是集管理与服务相结合的部门,既有管理的职能又有为公司业务和经营服务的义务,工作范围广泛,部门的工作成效直接关系到公司的整体运作,是公司领导最信任的助手。行政部既是综合办事机构,也是一个独立的个体,为了部门真正起到管理、服务、上传下达,承上启下的职能,现将部门下一步工作开展思路、具体目标与落实措施汇报如下:一、部门管理开展思路: (一)职能划分,将部门分为三个职能: 1、行政职能4项:计划管理、公文管理、行政标准化建设、企业文化建设; 2、事务职能3项:文印管理、印章管理、档案管理; 3、服务职能4项:后勤管理、会务接待管理、车辆管理、网络管理; (二)、职能说明及管理目标: 1、计划管理:对行政工作过程中的重要数据进行整理分析,为公司管理团队提供重要参考支撑,确保管理留有痕迹; 2、文书管理:完善公司行政工具的规范并实施,如公文管理、会务管理,确保各类公文的及时高效落地处理; 3、行政标准化建设:公司行政体系的建设,建立、完善、推行行政制度及流程,确保行政管理有章可循; 4、企业文化建设:公司微信公众的建设和维护、及其他企业文化相关工作的推进; 5、文印管理:公司报告的印制,合理编制报告文号,运用现代信息化技术进行办公及易耗品管理,制定合理采购计划; 6、印章管理:按照公司印章管理规定,谨慎、规范并按规定程序申请报批后使用,对于不符合手续的用印,有权提出异议或拒用。 档案管理:根据公司发展要求及部门日常工作需求,完善档案管理制度,研究档案形成的必要和必需条件,运用现代信息化技术进行档案管理,合理规划公司档案管理阶段性目标,以国家档案管理等级为努力方向及标准,全面提升档案管理水平。 7、后勤管理:负责对公司办公环境、办公资产配置及更新、房屋租赁、信件快递收发、物业费用缴纳等工作,保障集团日常办公设施运转正常。 8、会务接待管理:根据公司统一安排,按会议管理制度及流程,复核会务服务方案、全程监控,为各类会议成功召开提供支持,明确接待工作的原则、规格、礼仪、内容、程序并确保费用控制在预算范围内。 9、车辆管理:对车辆及驾驶员的技术监督和安全管理,通过一些列的标准及制度规范,进一步增加车辆安全行驶,提高车辆使用保障效率。 10、网络管理:负责整个公司的电话、网络、通信、电脑设备、维修公众号等的布置及维护,保障日常办公需求,对突发性事件有紧急处理预案。二、部门管理工作计划 1、提高部门服务,服务是贯穿行政管理工作的整个过程。我们要将被动服务向主动服务转变。结合部门实际工作方式及工作经验,认真梳理行政管理各项工作,制订完善的工作流程,增强工作预见性,做到未雨绸缪; 2、控制办公成本,做到“低成本、高效益”运营。结合公司自身实际情况,严格遵守勤俭办事的原则,控制成本,杜绝浪费,调整和完善各项行政办公费用开支办法和标准,并严格按照相应制度执行,降低行政管理费用。倡导节约型办公和生活方式。包括用电、用水和使用空调等,从小事做起。节约使用办公用材,从严从紧配置办公设备,提倡修旧利废,节约用纸、墨盒等耗材,内部上报、下发的文件、材料,能使用网络传输的,不采用纸质形式,确需采用书面形式的,使用废纸或双面用纸,提高工作效率、降低办公成本。 3、行政管理工作要做到积极协调、主动沟通。行政工作不能闭门造车,而应深入到公司的经营管理工作当中,获取信息、提供支持,同时在领导决策前提出建议,起到参谋作用,在决策中关注、关心,在决策后做好总结,确保公司与各部门之间工作畅通、有效。 4、做好部门岗位工作分析表为部门考核管理工作夯实基础,进一步完善部门顶层设计,做好部门人员优化工作,积极调动部门人员积极性,激发员工工作潜能,提高部门战斗力和凝聚力。 5、在人力资源招聘上狠下功夫,尽可能的满足各部门人员需求,同时加强培训工作,推行新版《考勤制度》并强化考勤管理和出差管理工作。 6、做好后勤管理工作,做好nas设备资料的管理,做好网络、电脑、办公设施的及时维修和维护; 第五部分:结束语 2020年是海林集团继续坚持“集体管理二次创业”的关键一年,我们要充分发扬同心圆思维,在“以李总领导为核心、以管理团队管理为中心”,的精神指导下,怀揣感恩之心,严于律己、宽以待人,与各部门友好合作、密切配合,齐心协力,携手合作画出“海林最大同心圆”! 十年磨一剑、霜刃未曾试,今天我将用我在海林之所学,全身心的用于海林之所用,做好部门管理、保障及服务工作并不断改进、提升和完善部门管理和服务水平,我将以饱满的工作热情,细致的管理、优质的服务保障做好公司各项工作。同时在以后的工作中,希望公司领导和同事能多监督,多提宝贵意见。 最后祝愿,海林事业明天更美好! 2020年5月16日 |