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    内部控制环境存在缺陷【试论加强电算化环境下的内部控制】

    分类:部队 时间:2020-03-26 本文已影响

    相关热词搜索:电算化 内部控制 试论 环境

    (1河北水勘院 财务科;
    2河北师范大学 财务处,河北 石家庄 050016) 
    摘 要:文章通过对内部控制重要性的论述,指出:在现 代电算化环境下应采取措施,完善和加强企业内部控制,为企业健康有序的发展保驾护航。


    关键词:电算化;
    内部控制;
    措施
    中图分类号:F275.2  文献标识码:A  文章编号:1007—6921(2009)13—0017—02

    随着信息技术的引入,会计学领域不可避免地受到冲击。会计电算化程度不断深入,传统的 会计理念越来越受到现代信息技术的挑战,不论是在会计核算方法上,还是会计要素的计量 以及会计报告模式上都受到深远的影响。应对变革,构建现代财务管理新模式,必须加强和 完善会计电算化条件下的企业内部控制制度,文章就此谈谈几点看法。
    1 企业内部控制的重要性
    1.1 企业管理制度的实施离不开内部控制制度的保障

    自2001年以来,安然、世通等大公司相继出现财务黑洞,暴露出即使是这些世界旗舰型的大 型公司也存在着财务危机,由此产生的公司破产、著名会计中介信誉及财务受损等巨大的影 响引发了世界范围内探讨控制企业财务危机的风潮。有观点认为企业财务危机的控制依赖于 实施先进、有效的财务管理。对于具体的企业而言,财务管理制度的设计固然要好,更重要 的是要有制度实施的保障机制——内部控制制度,否则一切管理措施只能是空谈。无数事实 证明凡是经济效益好,竞争能力强的企业,大都建立有一套完备的内部控制制度并严格地贯 彻执行。加强电算化条件下的企业内部控制制度,建立适应现代化企业管理的内部控制,对 加强管理、提高经济效益起着重要作用。


    1.2 会计电算化的应用对企业内部控制提出更高要求

    计算机的应用改变了企业会计核算的环境,越来越多的业务活动利用计算机来完成,如销售 预测,人力资源规划等。而电算化的无纸性操作特点也使得利用计算机犯罪更加容易,利用 高科技手段犯罪是现代犯罪呈现出的新主流趋势,其中经济犯罪更是占相当大的比例。在电 子信息技术空前发展的今天,完善的电算化会计系统内部控制对提高企业财务管理水平、防 止错误和舞弊、保护资产的安全完整,避免或降低财务风险起重要的作用。
    1.3 增强企业综合实力,维护经济有序发展

    信息技术的应用绝不仅仅使人们从一部分烦琐的体力或脑力劳动中解脱出来,同时,意味着 企业将面临无数的机遇和挑战。电子商务、网上交易、无纸化交易,企业的发展空间在扩大 。网络下的商务信息、会计信息的可靠性真实性以及电算化无纸性带来的隐患都是企业不可 小视的问题。完善和加强适合企业管理的内部控制制度,使企业管理措施落实到位,从根本 上改善企业的管理状况,实现企业发展良性循环,增强企业综合竞争实力,都有非常重要的 意义。
    2 我国企业内部控制制度存在的主要问题
    2.1 内部控制观念淡薄

    我国的内部控制制度起步较晚,许多企业并没有意识到内部控制的重要性,没有真正意义上 的内部控制制度,或者说没有严格实施内控制度。“跟着经营管理者的感觉走”造成会计信 息失真,财务收支管理混乱,也有的企业对内部控制的认识比较原始,认为这不过就是内部 监督,甚至连监督都没有落实到实处,而是制成了手册、文件和制度条款,成为摆设,没有 人来考核检查落实到位的情况,执行效果可想而知。内部管理监控系统形同虚设,内控制度 成为少数内部人控制的制度,大大背离了内控制度设立的初衷,公司治理机制自然得不到很 好的落实。
    2.2 内部控制机制滞后

    目前,企业管理信息化进程不断推进,会计电算化已普遍应用,使用计算机处理会计业务后 ,企业的会计核算、管理环境都发生了很大的变化,会计信息的网上实时处理成为可能。在 电算化会计信息系统环境下,相当一部分计算、核对、审核的工作由计算机自动完成,以往 繁杂的会计工作变得越来越轻松。与此同时,防止舞弊、预防利用计算机随意操作造成会计 数据的安全隐患问题也随之而来。信息时代的到来使人们对会计的依赖程度加强了,同时, 也提出了越来越高的要求:会计必须树立实时控制观,实时动态地反映经营活动信息、实时 控制经营活动过程。电子数据处理的新特点使会计工作方式和企业管理机制再沿用以往的内 部控制设计显然滞后了。
    3 加强电算化环境下的内部控制制度的几点措施
    3.1 加强岗位责任制,建立相配套的内部控制机制

    用计算机设备代替人工记账、算账、报账,在很大程度上减轻了会计人员的工作量,但不等 于一人可以兼任多职,岗位牵制制度的思路仍要沿用:保证岗位的合理设置及其职责权限的 合理划分,坚持不相容职务相互分离。

    3.1.1 增设系统管理员、操作人员、系统维 护人员等岗位。会计主管或系统管理员应认真学习 应用软件使用手册,负责管理该系统中的所有账套和设置操作员、账套主管及其密码、建立 新账套、引入和输出账套,组织协调各单位对软件的运行工作,协调本系统各类人员之间的 工作关系,负责本系统各类人员的工作质量考评,并提出任免意见。系统维护可作为专职部 门负责系统的研制开发和日常维护工作。
    3.1.2 为确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督,对电算化系统数据的输入 、处理、输出必须加强控制。严格控制电算化权限,明确管理员、操作人员、系统维护人员 的职责范围,除系统维护人员以外的操作人员只享有操作权限,不可再参与接触程序设计、 系统开发工作;
    操作员和负责审核
    的人员的职权是不相容的,不得兼任;
    每笔经济业务在输 入微机处理前必须经过相应的授权审批;
    不正确的业务要进行更正或删除要有严格的审批制 度,杜绝随意更改计算机中的数据;
    严格执行复核制度,认真核对原始单据是否一一相符, 做到对凭证的审核、制单、输入、传递、保管等各环节全面控制。
    3.1.3 制定具体的 系统业务核算操作规范,使数据输入及时、真实、准确、完整,充分保证计算机账务处理不 错不乱。


    3.2 建立健全会计电算化管理制度

    企业应制定会计电算化管理制度,规范计算机用户管理、权限管理和操作员的界定以及下属 单位的操作权限和范围。
    3.2.1 用户的增减变换以及其权限的授予与变更必须经过审 批,每一用户只能在自己的权限范 围内操作。制定软件操作日志记录制度,每次操作必须有自己的完整的日志记录,明确记录 操作人、操作时间和操作内容,出现问题便于追查。核算软件的数据需修改时要报经专职部 门授权、批准,防止数据被随意修改。建立会计信息资料的备份制度,对重要的会计信息资 料要实行多级备份,防止有人随意查询修改数据,甚至有意地破坏数据,或其他意外情况造 成数据无法恢复。
    3.2.2 信息系统的安全性、保密性也不容忽视。实行会计电算化后,会计资料几乎均由计算机生成 或存储,因此,会计人员的人品素质就显得非常重要。财务人员应认真学习相关法规、政 策,加强财务人员的责任感,保守单位商业秘密、财务秘密,不得随意泄露密码,通过设置 用户口令、特殊标志、指纹辨认等防范措施以防他人随意进入自己的软件系统。企业还应制 定相应的计算机软、硬件的管理制度,如:机房设备安全保护措施,保护机房工作环境,做 到专机专管;
    订立内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作财务专用电脑。
    3.2.3 会计电算化由单机走向联机,健全会计电算化管理制度应更重视网络财务管理软件系统 的实施与应用,如集团公司与下属子公司之间的财务控制,要充分开发利用网络财务管理软 件的管理功能和网络信息功能,集中管理与控制数据:将公司的所有账套只集中建立在一套 服务器上,做好本部服务器的日常管理与维护,这样,各个下属公司账套只能有一个,防止 一个公司多套账等、做假账等不合法现象的发生,下属单位仅作为一个客户端通过访问服务 器来进行账务处理,无权进行数据备份、恢复等处理,杜绝其在后台数据库中对财务数据进 行修改的可能,保证了基础数据的可靠,公司管理层及内部审计人员可以随时通过自己的账 号登陆任意一家下属公司的账套,来查询自己需要的数据,随时发现问题提出建议,制定相 应改进措施,体现了数据的实时、直接监控,通过网络共享电算化会计资源,将会计信息层 层传输到公司最高层,大大加强了管理力度,由此实现统一管理。
    3.3 加强内部审计

    加强内部审计是加强内部控制的重要手段。企业应加强内部审计制度,定期和不定时地对企 业的财务活动、会计资料进行审计,在实际应用中可根据企业应用的财务软件编制设计审计 软件,使审计软件与财务软件较好的衔接,审计人员除需具备丰富的财务、审计方面的知识 和技能外,还应具备一定的计算机知识,对会计电算化系统有一定的了解,必要时可参与系 统软件的设计开发,对会计电算化系统运行的各环节中有可能出现的错误和舞弊有比较清楚 和深刻的认识,熟练的运用计算机收集审计线索,使审计发挥更大的作用。增强审计独立性 ,能在企业内部治理过程中发现问题,解决问题。
    3.4 开展电算化培训,建立一支高素质的会计电算化人才队伍

    建立健全企业内部控制制度,除了要有好的管理制度,制度的实施者——人的综合素质的培 养也同样重要。树立以人为本的思想,大力加强人才培训力度,单位应积极支持和组织会计 人员定期和适时的学习和提高会计电算化知识,熟知系统操作流程,分析利用会计信息,维 护软件正常运行,掌握计算机先进技术。企业在培训中要加大会计信息系统和会计电算化的 理论知识比重,除了系统操作培训,还应包括对相应的系统内部控制管理制度的培训,双管 齐下,保证企业内部控制制度有一个良好的实施基础。
    3.5 强化管理意识,从高层人员做起

    内部控制并不仅仅只是针对企业基层人员而言,要加强企业内部控制,强化管理意识还要从 高层管理人员做起,无数违法违纪的案例都是从某些高级官员身上打开的缺口,也有管理人 员对电算化知识不掌握,对电算化管理很陌生,只习惯于手工记账的管理,尤其对会计电算 化数据可靠性发生质疑,造成不会管,不敢管的混乱局面,从而影响了企业正常发展。管理 层对设置或实施的内部控制制度不予理睬,只会使内部控制形同虚设。从制度的制定到落实 ,企业的高层管理人员应作为第一责任人起到先锋表率的作用,在日常经济管理中要杜绝滥 授权,随意批准下属处理业务的权限,从自身做起遵纪守法。在组织机构建设上本着两权分 离的运营机制,股东大会、董事会、监事会和经营层履行各自职能,形成相互制约,层次分 明的组织机构。建立明确的员工奖励制度,充分调动员工的积极性。强化管理意识,增强监 管力度,保障电算化环境下规章制度的落实,杜绝“内部人控制”现象,形成良好的内控环 境。达到有效控制。
    3.6 加强会计职业道德建设

    会计职业道德建设的实质就是把外在相关法律制度通过会计人员自身道德观的建设来发挥内 在的约束作用。加强会计职业道德建设也许是老调重弹,但仍旧是必不可少一项任务,仅仅 有法律制度约束是不够的,会计职业道德建设除以往的诚实守信、爱岗敬业、廉洁自律等内 容外,为适应新形势的需要,更应以会计诚信为主线,加大会计职业道德宣传力度,把会计 法律制度和会计职业道德有机地结合起来,营造会计职业道德自律的氛围,创造良好的会计 从业环境,防止滋生企业内部蛀虫,构建起阻挡各种经济犯罪的防蛀大堤,对减少财务会计 信息造假,治理会计信息失真,提高会计信息质量起到事半功倍的作用。

    会计电算化的内部控制制度关键是在企业内部建立一个科学的会计乃至管理信息系统或体系 ,以保证资产安全、完整和会计信息的真实、可靠。其中会计控制是内部控制中重要的环节 ,没有好的会计控制就谈不上内部控制,采取措施,加强内部控制,加强会计控制既是企业 稳定有序发展的需要,也是会计的发展机遇。
    [参考文献]
    [1] 雷虹.会计信息系统不同发展阶段的内部控制研究[J].财务与会计,2003,(6) .
    [2] 周军枝.加强会计电算化的内部控制[J].华北地质经济管理,2006,(2).
    [3] 孙新卫.会计电算化系统的内部控制和探讨[J].中北大学学报,2007,(23).
    [4] 吴翔宇.加强企业会计电算化内部控制的几点建议[J].辽宁行政学院学报,2 006,(2).

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